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Automazione di processo nelle aziende: come automatizzare i processi finanziari

L’utilizzo della tecnologia per l'esecuzione di processi finanziari ed economici permette, oggi, alle aziende di generare valore. Ma in che modo?

automazione di processo

Nel mondo del business contemporaneo parlare di digitalizzazione e automazione di processo è diventato un argomento all’ordine del giorno. Le aziende di tutti i settori hanno compreso quali vantaggi può apportare scegliere tecnologie e strumenti digitali in grado di migliorare le operazioni aziendali e aumentare la produttività.
Riportare tutto questo nei processi di analisi è diventato un imperativo strategico per le imprese, piccole o grandi, che puntano all’efficienza aziendale e organizzativa. Automatizzare le attività economiche e finanziarie, infatti, permette di orientare l’attenzione e le risorse verso una più efficace pianificazione strategica e consolidare, così, le iniziative per la crescita.

Dall’automazione di processo all’efficienza organizzativa

L’automazione di processo nelle aziende permette di ottenere dei vantaggi significativi. Tra i principali benefici ci sono la riduzione del carico di lavoro manuale e la minimizzazione degli errori associati all’utilizzo delle informazioni.
Tradotto in termini molto pratici vuol dire, da una parte liberare tempo prezioso per i dipendenti, dall’altra migliorare la precisione e l’affidabilità dei dati. Significa ottimizzare i flussi di lavoro attraverso l’uso di regole che possono essere predefinite. E vuol dire anche avvalersi di sistemi decisionali per una maggiore coerenza e conformità nei processi aziendali. 
Un’indagine condotta da Gartner che ha coinvolto oltre 500 figure di aziende con il ruolo di controller, ha mostrato come il 18% di quelli intervistati commette errori ogni giorno, un terzo almeno un paio durante la settimana e più della metà (circa il 59%) più di un errore al mese. I motivi principali indicati sono strettamente legati all’aumento del carico di lavoro per i continui cambiamenti dovuti alla volatilità economica e all’aumento delle pratiche normative da rispettare.
Secondo gli analisti di Gartner la soluzione più importante per ovviare a questi problemi è considerare centrale la presenza della tecnologia e l’utilizzo di software come mezzi di supporto concreti ed efficaci.

Analisi finanziaria e pianificazione: perché automatizzare i processi finanziari

Ottimizzare la gestione finanziaria in azienda significa contribuire a migliorare l’efficienza operativa e a garantire la sostenibilità nel lungo periodo di tutte le attività di business. 
Il primo e principale vantaggio è la possibilità di migliorare il monitoraggio e il controllo dei dati finanziari aziendali. Un sistema o software di gestione finanziaria permette di ottenere una visione in tempo reale delle proprie finanze. Controllare da vicino entrate, uscite e flussi di cassa per analizzare i fabbisogni di liquidità. Può aiutare a rispettare i requisiti normativi, garantendo la conformità alle politiche aziendali o ai requisiti richiesti come nel caso della normativa relativa alla crisi di impresa e dell’insolvenza
Questa visibilità accurata e aggiornata consente ai dirigenti e ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate e tempestive riducendo al minimo il rischio di errori. Fornisce la tracciabilità delle operazioni finanziarie e una documentazione adeguata per l’audit. Permette, poi, una migliore pianificazione finanziaria. Rappresenta, infatti, un prezioso alleato per le imprese che mirano a migliorare le proprie prestazioni e a ottenere una posizione competitiva nel mercato.

Controllo di gestione e automazione dei processi tra team agili e software specialistici

Gli stravolgimenti prima sanitari poi climatici e geopolitici hanno inciso molto sul modo di lavorare, sui ricavi e sull’aumento dei rischi per le aziende. La complessità normativa, a cui i team aziendali o gli stessi consulenti devono sempre più attenersi, richiede una maggiore attenzione e visibilità sulle attività.
Questi motivi hanno spinto il management a sviluppare in modo più agile le strategie finanziarie e di capitale e a puntare molto su migliorare la produttività dei team.
Determinando i processi chiave da automatizzare, l’automazione di processo appunto, sviluppando e integrando una soluzione software corrispondente e formando i team in questa direzione, le aziende possono raggiungere nuovi livelli di efficienza e stabilità.
Molto spesso per prendere decisioni, le aziende hanno la necessità di aggregare le informazioni e migliorare, di conseguenza, la comunicazione e collaborazione tra i team anche di fronte a ruoli lavorativi diversi. In questo senso, è utile l’utilizzo di uno strumento software di CPM Corporate Performance Management poiché automatizza tutti i processi di elaborazione, produzione e pubblicazione dei risultati di business. Garantisce alle persone di essere operativi e allo stesso tempo, di essere maggiormente consapevoli delle informazioni necessarie. Garantisce maggior controllo e meno rischi di errori o inesattezze di dati e informazioni.

Come scegliere il software di analisi finanziaria

Ogni realtà imprenditoriale ha necessità ed esigenze specifiche. In generale, però, tra i fattori che bisogna tenere in considerazione quando si opta per una gestione finanziaria automatizzata ci sono alcune caratteristiche da tenere sempre presente.
Ecco le principali:
Facilità d’uso: uno strumento software deve essere user-friendly, intuitivo e facile da usare. L’interfaccia utente deve essere semplice tanto da permettere anche ai meno esperti di poter farne uso fin da subito senza difficoltà e perdita di tempo.
Accessibile ovunque: una piattaforma accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet attraverso il cloud. L’accesso tramite il cloud facilita la sincronizzazione dei dati tra dispositivi e consente una collaborazione più semplice tra colleghi o con i collaboratori esterni. 
Aggiornato e al passo con i regolamenti: questo permette un uso più immediato e senza interruzione di continuità e permette di risolvere rapidamente eventuali problemi o dubbi.
Sicuro: una piattaforma software deve garantire la protezione delle informazioni sensibili dell’azienda e la maggior tutela dai rischi informatici.
Funzionalità: ogni azienda ha esigenze diverse, quindi è importante verificare le funzionalità specifiche e valutare quali è necessario implementare anche in modo modulare.
Integrazioni: nel caso si utilizzino già altri software (ad esempio dei software per la contabilità o la fatturazione o CRM) è opportuno valutare se è presente o meno la possibilità di integrazione tra i diversi strumenti, così da poter gestire tutto in modo continuativo.

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