Il motivo che spinge sempre di più le aziende a mettere in atto metodologie di fast closing è strettamente legato alla possibilità di avere informazioni in tempi rapidi e allo stesso tempo, supportare un processo decisionale tempestivo. Ma cos’è di preciso il fast closing? Quali sono i vantaggi e quali le criticità di questo metodo e in che modo si differenzia dal rolling forecast?
Fast closing significato
Fast closing letteralmente significa chiusura veloce. Nello specifico, si riferisce alla pratica di completare rapidamente i processi contabili e finanziari alla fine di un periodo contabile, come un trimestre o un anno fiscale.
Di fatto, coinvolge una serie di processi di natura, appunto, contabile e finanziaria, tra cui la raccolta dei dati, la conciliazione dei conti, la registrazione delle transazioni, la generazione dei report finanziari e la preparazione delle dichiarazioni finanziarie.
L’obiettivo principale di questa pratica consiste nel chiudere rapidamente i libri contabili, generando report finanziari e fornendo alla gestione interna e agli stakeholder informazioni aggiornate e accurate sullo stato finanziario dell’azienda. Ciò che caratterizza più di tutto il fast closing sono la velocità e l’efficienza. La celerità con la quale le aziende riescono a produrre informazioni chiare ed accurate e di conseguenza, a svolgere rapidamente i processi di rilevazione contabile e pubblicazione dei risultati.
Fast closing bilancio: chiudere il bilancio in anticipo attraverso il fast closing
Secondo quanto appena affermato, quindi, il fast closing è una procedura utilizzata per arrivare alla chiusura dei conti e alla definizione dei risultati in tempi ridotti.
Il processo di Fast Closing si divide in Fast Closing Economico e Fast Closing Patrimoniale. Attraverso questa pratica sarà possibile, pertanto, ottenere un bilancio completo già alla fine del mese, anche se con qualche approssimazione. Per costruire il bilancio si parte dai dati di contabilità generale e analitica, a cui vengono integrati successivamente gli accertamenti extracontabili, come fatture da ricevere o variazioni di magazzino.
Perché il fast closing è così decisivo?
In ambienti sempre più competitivi, le aziende devono essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e alla variabilità delle condizioni di mercato. Il fast closing consente di capitalizzare sulle opportunità in modo rapido ed efficiente.
Permette trasparenza e una visione chiara e aggiornata delle proprie finanze in tempi veloci. Questo consente di prendere decisioni informate e garantire la fiducia degli investitori, dei creditori e delle altre figure esterne all’azienda.
Un minor tempo di attesa può, inoltre, essere un aiuto per la riduzione dei rischi associati alle transazioni finanziarie o anche per evidenziare in tempo dei possibili errori.
Senza contare che i processi più rapidi, spesso, consentono di risparmiare risorse. Efficienza, costi ridotti e un miglioramento delle prestazioni aziendali. Essere in grado di chiudere rapidamente le transazioni e i bilanci può anche migliorare la reputazione aziendale. Le aziende che dimostrano di essere efficienti e affidabili nel processo decisionale sono anche quelle in grado di attrarre investitori, clienti e perfino talenti di qualità.
Fast closing process: le fasi
Spesso si identificano alcune fasi affinché si realizzi nel modo corretto. In particolare:
Revisione del processo di chiusura corrente: si analizza il processo di chiusura contabile corrente e le fasi e si individuano quelle che richiedono più tempo e quelle da migliorare.
Modifica delle tempistiche delle attività di chiusura: spostare alcune attività di chiusura nel mese precedente o in quello successivo alla redazione di bilanci ha un impatto positivo in termini di durata complessiva della chiusura.
Revisione dei contenuti dei bilanci: la chiusura è più rapida se ci sono meno informazioni da riportare o se le tecniche di elaborazione sono più efficienti. Ad esempio, utilizzando strumenti informatici e di comunicazione adeguati o separando i rendiconti finanziari dalle informazioni operative.
Automatizzare l’utilizzo dei libri contabili e del piano dei conti: le scritture contabili richiedono molto tempo e automatizzando i processi di inserimento si riduce il quantitativo di lavoro e di tempo.
Pianificazione e budget: effettuare un’attività di budgeting e pianificazione mensile garantisce la disponibilità di informazioni contabili a preventivo che, in assenza di dati consuntivi completi, possono essere utilizzate per accelerare il processo di chiusura. L’impostazione di un budget mensile può essere di aiuto per gli organi di controllo che possono attingere a queste informazioni immediatamente.
Differenza tra hard closing e soft closing
In alcuni casi si fa differenza tra soft closing e hard closing. Il soft closing è spesso associato a un approccio più dinamico e adattabile alla gestione finanziaria. Consente una maggiore flessibilità nel rispondere ai cambiamenti delle condizioni aziendali. Viene spesso utilizzato per trattare voci di costo come quello del personale, di progetti e manutenzione, gli ammortamenti, il ciclo degli investimenti, le spese di comunicazione e di marketing. L’hard closing invece è un approccio più rigoroso e con una data di chiusura specifica. Prevede, infatti, il completamento di tutti i processi contabili entro questa data. Ha tempi di implementazione più lunghi rispetto al soft closing, ma è considerato più efficiente nel lungo termine.
Vantaggi e criticità del fast closing
Più le informazioni sono recenti e ben strutturate, maggiore è la capacità del management di assumere decisioni. Questo è un vantaggio strategico rilevante ma non è l’unico. A livello operativo, il fast closing può generare una serie di benefici che variano in relazione alle specifiche caratteristiche dell’organizzazione. Inoltre, un processo di chiusura del bilancio in modo tempestivo è percepito anche all’esterno come un punto di forza della società.
La capacità di ottenere i risultati in tempi più brevi garantisce anche una produzione di report più celere rispetto ai competitor.
Punti critici sono, però, le procedure di fast closing che guardano più alla rapidità che alla precisione fiscale. Sono due aspetti che vanno salvaguardati per ottenere risultati efficaci.
Differenza tra fast closing e rolling forecast
Il fast closing è considerato propedeutico al processo del rolling forecast mensile.
Mentre il fast closing si concentra sulla velocità e l’efficienza nel completare i processi contabili alla fine di un periodo contabile, il rolling forecast riguarda la pianificazione finanziaria continua e dinamica che coinvolge l’aggiornamento delle previsioni finanziarie per adattarsi ai cambiamenti del mercato e delle condizioni aziendali.
In pratica il rolling forecast è una pratica di pianificazione finanziaria che coinvolge il costante aggiornamento delle previsioni finanziarie su base regolare, di solito mensile o trimestrale.
A differenza del budget fisso annuale, il rolling forecast prevede la revisione periodica e l’aggiornamento delle previsioni finanziarie per tenere conto di nuove informazioni, cambiamenti nelle condizioni di mercato e performance aziendale.
Il rolling forecast consente alle aziende di adattare e aggiornare le proprie previsioni finanziarie in base alle condizioni in evoluzione. Ciò consente una pianificazione più flessibile e una migliore capacità di risposta ai cambiamenti del mercato.
Tecnologie e sfide
Le aziende spesso si avvalgono di sistemi informatici e software specializzati per facilitare il processo di fast closing. L’automazione dei processi con il supporto di strumenti di reporting possono contribuire a migliorare l’efficienza complessiva del processo. Il fast closing può presentare diverse sfide, tra cui la necessità di gestire grandi volumi di dati finanziari in un breve periodo di tempo, la garanzia della precisione e dell’accuratezza dei dati e la coordinazione tra più reparti. È essenziale, infatti, che tutte le persone coinvolte nei processi lavorino insieme in modo collaborativo. Inoltre, il fast closing può richiedere una stretta supervisione da parte della direzione finanziaria per garantire il rispetto delle normative contabili e la conformità alle procedure aziendali.
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