L’analisi degli scostamenti è un argomento più che mai attuale. Oltre ad essere decisiva nel controllo di gestione, ha il merito di essere l’operazione che va a concludere il processo di controllo attraverso la verifica degli obiettivi prefissati. Oggi, poi, rispetto al passato, ha assunto un ruolo fortemente operativo per le aziende e va ad integrarsi con l’intero sistema di pianificazione e controllo.
Cos’è l’analisi degli scostamenti
In sintesi, l’analisi degli scostamenti permette di ottenere una precisa e accurata valutazione dei conti di bilancio che presentano una mancata rispondenza con gli obiettivi pianificati. Consente di relazionare i dati di previsione e budget con i valori consuntivi, fornendo al tempo stesso, indagini molto precise ma anche soluzioni sulle cause che hanno riportato maggiori costi o conseguito minori ricavi.
Il risultato che si ottiene nel compiere questa operazione incide gradualmente sul miglioramento dei risultati aziendali. Viene eseguita in molte aziende ed ha un importante valore anche dal punto di vista strategico. Abbraccia molti aspetti tanto da non poter essere identificata o racchiusa in uno standard preciso.
Infatti, per ottenere una analisi degli scostamenti attendibile occorre incrociare più valori e interpretarli in modo da ottenere un quadro globale per l’intero sistema aziendale e non limitarsi ad analizzare un solo ed unico dato.
Dagli obiettivi alle cause
Lo scopo dell’analisi degli scostamenti sta, quindi, nel ricercare le cause delle differenze tra valori a preventivo e consuntivo e successivamente stabilire le azioni che consentono di riportare i risultati effettivi in linea con quelli desiderati.Per fare questo, ancor prima di iniziare l’analisi, è importante definire gli obiettivi e le metriche di riferimento per la valutazione delle prestazioni.
Successivamente occorre raccogliere i dati per poi confrontarli con i risultati previsti o pianificati per identificare gli scostamenti. Altro passaggio importante è la definizione delle cause degli scostamenti. Questo richiede ulteriori ricerche e analisi.
Infine, affinché sia efficace occorre stabilire tutte le azioni correttive necessarie per migliorare le prestazioni e ridurre i futuri scostamenti.
Analisi degli scostamenti: perché è utile
Le ragioni per cui può essere utile eseguire un’analisi degli scostamenti sono diverse.
Valutazione delle prestazioni: l’analisi degli scostamenti aiuta a valutare le prestazioni di un’attività o di un intero progetto. Confrontando i risultati attuali con i risultati previsti, è possibile determinare se quell’attività sta andando bene o se ci sono problemi che vanno risolti o affrontati.
Miglioramento dei processi: Identificando le cause degli scostamenti, è possibile apportare modifiche a vantaggio delle prestazioni e allo stesso tempo, ridurre i futuri scostamenti.
Monitoraggio del budget: l’analisi degli scostamenti è spesso utilizzata per monitorare il budget. Il confronto tra i costi effettivi e i costi previsti, permette di identificare le aree in cui i costi sono superiori alle aspettative e apportare le necessarie modifiche.
Quali sono i rischi e gli errori da evitare nell’analisi degli scostamenti?
L’analisi degli scostamenti può essere un’attività complessa e, se non gestita correttamente, può portare a commettere errori o può generare rischi per l’azienda.
Ecco cosa evitare per non incorrere in errori:
Non definire obiettivi e metriche chiari: se non si definiscono obiettivi e metriche chiari si rischia di valutare gli scostamenti in modo incompleto.
Utilizzare dati non rappresentativi: se i dati non sono attinenti o sono incompleti si potrebbe ottenere una visione distorta dei risultati e delle cause degli scostamenti. Un errore è non combinare i dati delle analisi quantitative con le informazioni qualitative già disponibili, ad esempio, quando subentrano nuovi investimenti o nuovi clienti e così via.
Ignorare le cause degli scostamenti: se si identificano gli scostamenti ma non si cercano le cause, è difficile prendere le giuste azioni correttive. È importante dedicare tempo all’identificazione delle cause specifiche e non soffermarsi solamente sul dove avvengono gli scostamenti.
Non coinvolgere il team: se si analizzano gli scostamenti senza coinvolgere il team, si potrebbe perdere una fonte preziosa di informazioni e di conoscenza.
Non agire sui risultati dell’analisi: se si effettua un’analisi degli scostamenti ma non si agisce sui risultati, l’intero processo sarà inutile.
Avere un’analisi incompleta: è sempre necessario completare tutte le analisi di dettaglio anche se ad un certo punto si identificano le cause che sembrano spiegare la varianza. Un’analisi incompleta va a trascurare tutti gli elementi importanti.
Come evitare i rischi?
Il rischio più grande è quello di arrivare alle conclusioni sbagliate nonostante l’analisi corretta. Conseguenza spesso di errori materiali come consuntivi sbagliati o incoerenze nel budget. Ecco perché è importante conoscere i metodi e le procedure utilizzati nelle chiusure contabili e allo stesso tempo, verificare la congruenza tra elementi di dettaglio, conto economico e stato patrimoniale.
Un controllo di gestione moderno deve essere consapevole dei rischi e deve supportare manager ed imprenditori nel processo decisionale.
Analisi degli scostamenti e budget: le differenze
L’analisi degli scostamenti e il budget sono due strumenti strettamente collegati. Mentre il budget è una previsione finanziaria che descrive come un’azienda intende utilizzare le sue risorse nel corso di un determinato periodo di tempo, l’analisi degli scostamenti si concentra sulla valutazione della differenza tra i risultati effettivi e quelli previsti nel budget.
L’analisi degli scostamenti può essere utilizzata per valutare le prestazioni dell’azienda e per identificare le aree in cui si sono verificati scostamenti significativi rispetto al budget.
Questo permette di apportare modifiche al budget per ottimizzare l’utilizzo delle risorse e migliorare le prestazioni. L’analisi delle spese, dei ricavi o delle risorse utilizzate può fornire informazioni importanti per migliorare la pianificazione del budget futuro e per identificare le migliori strategie.
Perché l’analisi degli scostamenti è attuale
Le aziende devono adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, superare le continue turbolenze per rimanere competitive.
Per fare ciò, devono monitorare costantemente le prestazioni e gli indicatori di performance e identificare gli scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati.
Questo permette come detto di identificare le cause e compiere azioni correttive ma aiuta anche a identificare prima e meglio quali sono le aree di miglioramento e a cogliere le opportunità per innovare e crescere. Con l’aumento dei dati e della loro rilevanza all’interno dei processi aziendali, l’analisi degli scostamenti è diventata ancora più importante.
Le aziende possono utilizzare strumenti e tecniche avanzate per analizzare grandi quantità di dati in tempo reale e identificare gli scostamenti rapidamente. Oppure possono utilizzare l’analisi degli scostamenti per sviluppare previsioni e modelli previsionali per pianificare meglio e con più solidità le attività future.
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