L’approccio lean non riguarda solamente la produzione di un’azienda ma trova larga applicazione nei contesti di business e anche nei processi di digitalizzazione.
Non solo può ottimizzare le fasi operative ma è anche un approccio manageriale che utilizza i dati per migliorare l’efficienza e la qualità dei processi aziendali. Inoltre trova supporto in molti strumenti digitali.
Ma su cosa si basa la metodologia Lean, quali obiettivi si pone e come si lega con la pianificazione finanziaria?
La metodologia Lean
L’obiettivo principale della metodologia Lean è creare più valore con meno risorse concentrandosi sull’efficienza e sulla riduzione delle attività che non aggiungono alcun apporto. Sviluppata da Toyota intorno agli anni ’50 come parte del sistema di produzione dell’azienda (ancora oggi rappresenta una delle principali applicazioni della produzione industriale), è stata poi applicata in diversi settori e da organizzazioni di tutto il mondo.
Nonostante possa essere declinata in tanti e trasversali modi, ogni approccio si basa sul principio del miglioramento continuo.
Questa metodologia, in generale, può fare riferimento a diverse tecniche e strumenti per sviluppare i principi su cui si basa:
- Kaizen: si traduce nell’approccio di miglioramento continuo nei processi di lavoro anche individuali. Il principio ha origini nipponiche. Si concentra sul raggiungimento di miglioramenti incrementali, spesso di piccole dimensioni. Invece di cercare cambiamenti radicali o soluzioni complesse, si incoraggiano le piccole modifiche che possono essere implementate rapidamente e facilmente. Inoltre si basa sul ciclo di miglioramento continuo PDCA (Plan-Do-Check-Act) che prevede la pianificazione delle modifiche, la loro implementazione, l’analisi dei risultati e l’azione correttiva.
- Just-in-Time (JIT): spinge a produrre solo ciò che è necessario, quando è necessario, evitando scorte inutili e sprechi di risorse.
- Kanban: un vero e proprio sistema visivo di controllo del flusso di lavoro, che utilizza schede o bacheche per monitorare il progresso delle attività.
- 5S: la metodologia di organizzazione e pulizia dell’ambiente di lavoro, che mira a migliorare l’efficienza e la sicurezza. Tra le 5 S che racchiudono la metodologia e si ispirano sempre a principi giapponesi, c’è il Seiketsu o standardizzazione. Questo si concretizza nel creare regole, linee guida e piani per mantenere un ambiente di lavoro standardizzato e sostenibile.
- Poka-Yoke: utilizza dispositivi o meccanismi per prevenire errori o difetti nel processo produttivo ma anche organizzativo e aziendale. Il Poka-Yoke è una parte essenziale della cultura Lean, in cui la prevenzione degli errori è considerata preferibile alla loro correzione successiva.
L’approccio lean applicato ai dati
Quando si parla di dati, l’attenzione va tutta alla loro identificazione e acquisizione per comprendere meglio il funzionamento dei processi aziendali. Ecco perché anche un approccio lean legato ai dati può essere declinato in molteplici modi. L’obiettivo in ogni caso è sempre quello di utilizzarli per migliorare l’efficienza, la qualità e la produttività dell’organizzazione. E ad essere collegati possono essere i dati relativi alle prestazioni dei dipendenti, alle tempistiche dei processi, alle performance delle macchine ma anche i dati finanziari e relativi ai costi o al budget.
Lo scopo è sempre quello di individuare eventuali inefficienze e capire quali sono le aree in cui si possono apportare miglioramenti. Un’analisi efficace deve essere corretta e le informazioni estratte devono essere utilizzate per apportare miglioramenti concreti ai processi aziendali. Semplificare e automatizzare i processi o adottare misure per prevenire errori è un aspetto da non sottovalutare.
L’approccio lean nella pianificazione finanziaria
L’analisi dei dati finanziari aiuta l’azienda a individuare le aree in cui è possibile ridurre i costi, ottimizzare i processi e migliorare la gestione del rischio.
Combinare un approccio lean in questo contesto serve come supporto a identificare le fonti di costi elevati e cercare di ridurle, a valutare la redditività di prodotti o servizi e prendere decisioni legate alla loro produzione o alla loro dismissione.
Può servire anche a migliorare la gestione del rischio finanziario come l’esposizione al rischio di credito o di mercato per poi adottare misure per mitigare questi rischi.
Ogni azienda può utilizzare i dati finanziari per monitorare le proprie prestazioni e valutare il successo delle iniziative finanziarie. La redditività degli investimenti o l’efficacia delle politiche di riduzione dei costi sono alcuni esempi.
Utilizzando l’approccio lean e l’analisi dei dati, poi, un’azienda può identificare le aree del processo di budgeting che richiedono miglioramenti e cercare di ridurre gli sprechi.
Le fasi del processo di budgeting
Per svolgere le fasi del processo di budgeting che richiedono il maggior tempo e le maggiori risorse, come la raccolta di dati, la preparazione dei report e la revisione del budget, in ottica lean, un’azienda può cercare di semplificare o automatizzare queste fasi utilizzando un software di budgeting avanzato e ridurre il tempo e i costi necessari per completare il processo.
Inoltre, l’azienda può identificare le aree in cui i budget precedenti sono stati inefficaci. Ad esempio quando è accaduto a causa di una pianificazione insufficiente o di una mancanza di informazioni sulle prestazioni passate. In questo modo può migliorare la pianificazione finanziaria futura e prevenire gli errori. In un recente studio, il Boston Consulting Group ha rilevato che le aziende che utilizzano l’approccio lean nel processo di budgeting tendono ad avere costi di gestione più bassi e tempi di completamento del processo più rapidi. La società di consulenza McKinsey & Company, inoltre, ha dimostrato che le aziende che utilizzano un approccio lean nell’analisi dei dati finanziari tendono ad avere una maggiore precisione nelle previsioni finanziarie. inoltre tendono ad avere una maggiore capacità di rispondere alle variazioni del mercato.
I grandi esempi
In effetti, una cultura lean applicata al dato è stata utilizzata con successo da molte grandi aziende, come Amazon, ad esempio. Il colosso della vendita e logistica ha utilizzato questa metodologia per migliorare l’efficienza del suo processo di gestione degli ordini. Questo, infatti, rappresenta una parte essenziale della sua attività. Utilizzando un’analisi dei dati dettagliata e approfondita, Amazon è stato in grado di identificare le fasi del processo di gestione degli ordini che richiedevano il maggior tempo e risorse. In questo modo è stato in grado di apportare le modifiche necessarie per ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza complessiva del processo. Oltre ad introdurre robot nei suoi magazzini per gestire la movimentazione dei prodotti, migliorando notevolmente l’efficienza e riducendo gli errori umani, ha sviluppato un sistema di previsione della domanda basato sui dati per prevedere con precisione la domanda dei clienti e gestire efficacemente il proprio inventario fino ad estendere l’approccio data driven a tutta la gestione aziendale.
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