Il budget di vendite è uno degli strumenti di programmazione all’interno di un più ampio processo di budgeting. Può essere considerato un punto di partenza in grado di stabilire obiettivi di vendita e ottimizzare produzione e logistica.
Una funzione che va ad unirsi alle strategie utili e necessarie per un’azienda, in particolare per quel che riguarda proprio la produzione e commercializzazione di prodotti o servizi.
La pandemia ci ha paradossalmente insegnato quanto sia importante essere in grado di costruire una base solida per affrontare i “cigni neri” (guerra, crisi energetica mondiale e quella stessa generata dal covid-19) e per poter tornare a ri-disegnare scenari di normalità. Dotarsi di un sistema di budget dinamico e soprattutto flessibile in grado di adattarsi a tutte le variabili esterne a cui questi ultimi anni ci hanno abituato, è diventato motivo strategico. Permette al business di sopravvivere e crescere. L’incertezza, infatti, richiede di essere preparati a più scenari e di essere agili anche nel prendere decisioni sempre più organizzate e in tempi rapidi.
Dal budget commerciale al budget di vendita
Le macro aree o fasi che permettono di sviluppare l’intero processo di budgeting sono suddivise tra budget economico, budget finanziario e budget patrimoniale. Il budget economico è a sua volta composto da altre fasi, prima tra tutte quella commerciale.
Le aziende che si occupano di produzione e vendita hanno come priorità proprio lo stabilire quanto e cosa produrre. Hanno, quindi, la necessità di mettere a budget le quantità che si vogliono vendere o che si ritiene di poter vendere.
Una programmazione di tipo commerciale agisce in funzione delle esigenze che si hanno e del mercato di riferimento e deve essere sempre antecedente a quella relativa alla produzione e/o all’acquisto di risorse.
Si compone di fasi legate prima alla previsione di vendita, poi, alla revisione delle previsioni di vendita. Una volta che è stato redatto il budget delle vendite, viene applicato un prezzo medio di vendita, proprio perché è impossibile andare a determinare con precisione il prezzo effettivo al quale verranno venduti i prodotti. Si stabiliscono i ricavi di vendita e vengono determinati i costi commerciali in base all’impatto che hanno sulle vendite. L’intero budget commerciale, infatti, viene sostanzialmente suddiviso tra budget delle vendite e budget dei costi commerciali.
La tipologia di budget di vendita
Prima dell’approvazione finale di un budget delle vendite si deve verificare se l’azienda è in grado di produrre le quantità stimate dei prodotti e di conseguenza, il volume di vendita stimato. Per preparare il budget di vendita si prendono in considerazione oltre naturalmente all’utile desiderato anche fattori esterni (mutamenti delle abitudini, il potere d’acquisto della popolazione, i trend di settore etc…) e fattori interni (le stime di vendita, la stagionalità del prodotto, i macchinari aziendali etc). Allo stesso modo, un buon budget di vendita può essere strutturato per tipologia o famiglia di prodotto, area geografica, commerciale o strategica. Fare una previsione di vendita mensile o trimestrale o ancora su base annuale, stabilire un prezzo di vendita da mettere a budget in relazione alla quantità ipotizzata non è un’operazione banale. Presuppone, infatti, obiettivi raggiungibili in linea con il mercato in cui si opera, ipotesi realistiche e un monitoraggio costante per ottimizzare l’intera gestione.
Il ruolo del budget delle vendite
Il budget delle vendite ha una funzione di attivatore degli altri budget di tipo operativo. Oltre a coinvolgere i diversi ambiti come marketing, direzione vendite, uffici tecnici e di produzione fino ad arrivare alla logistica, è indispensabile per individuare gli obiettivi reddituali di un’azienda. Valorizza, quindi, gli obiettivi di vendita; contribuisce a stabilire i costi necessari a supportare l’organizzazione e ad assegnare obiettivi di vendita ai responsabili commerciali.
Il budget è poi uno strumento di controllo in grado di verificare l’andamento dell’attività di vendita e garantire che quanto programmato si concretizzi.
Allo stesso tempo, può essere corretto in base a nuovi possibili scenari. La revisione del budget detta anche revised budget è una fase intermedia durante la quale i dati imputati a budget all’inizio dell’anno vengono rivisti e analizzati sulla base di quelli che sono gli scenari economici-produttivi che sono sopraggiunti o che si presume accadranno nel corso dell’anno.
Infine, il budget di vendita è anche un importante strumento organizzativo poiché il giusto conseguimento di tutti gli obiettivi commerciali e delle previsioni di vendita sono il risultato di un flusso organizzativo funzionante all’interno dell’azienda senza nessun tipo di interruzione o errore che ne annullerebbe il risultato finale.
Prevedere il budget di vendita
La pianificazione efficace delle vendite per essere tale utilizza le informazioni presenti e i risultati ottenuti nel passato come linea guida per le previsioni future. L’analisi dello storico è fondamentale per qualunque previsione e può contenere importanti indicatori. A questi vanno aggiunte tutte le informazioni relativi ai mercati, ai prodotti e anche alla concorrenza.
Il budget delle vendite come detto può essere strutturato per tipologia di prodotto, area commerciale e soprattutto in funzione della forza vendita.
I costi commerciali, invece, vengono raggruppati in tre categorie principali: parametrici, discrezionali e vincolati. Generalmente includono diverse variabili di costi come provvigioni di vendita, costi di trasporto, costi di imballaggio ma anche costi fissi (costo di personale dipendente, ammortamento immobili di vendita o logistici, ammortamento attrezzature commerciali, ammortamento automezzi di vendita e trasporto) e non ultimi, i costi legati alla promozione delle vendite come gli sconti.
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