All’interno della pianificazione strategica, budget e forecast possono essere considerati come due facce della stessa medaglia: due strumenti complementari che forniscono alle aziende stime e previsioni a lungo termine o a medio lungo termine, aiutandole a pianificare per il futuro. Nonostante talvolta si tenda a confonderli, presentano sostanziali differenze, ma è proprio questo loro essere diversi e complementari a farli interagire all’interno di un unico processo di pianificazione.
Questo articolo si focalizzerà sul ruolo strategico di budget e forecast per il successo dell’impresa, sottolineando le principali differenze tra i due strumenti e i vantaggi derivanti dalla loro integrazione.
Cos’è il budget
Il budget è il documento in cui un’azienda stima le entrate e le uscite previste in un determinato periodo di tempo (solitamente coincidente con l’anno successivo) ai fini del raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per questo, il budget è uno strumento di pianificazione strategica: permette di definire le azioni da intraprendere nel periodo di riferimento per arrivare agli obiettivi desiderati. Al termine di questo periodo, si confrontano i risultati reali con le performance attese e si determina l’efficacia delle strategie adottate, apportando le opportune modifiche al piano.
Parallelamente, mentre il budget guida l’azione, il forecast aiuta a monitorare i progressi: una previsione per l’anno in corso, frequentemente aggiornata a seconda dei cambiamenti di mercato, in modo da avere una panoramica completa dei periodi a seguire.
Differenza tra budget e forecast
Le differenze tra budget e forecast possono essere riassunte in quattro aspetti principali:
- Natura del documento. Il budget è un piano formale e dettagliato degli obiettivi aziendali, mentre il forecast è un prospetto di previsione basato su dati storici.
- Flessibilità. Il budget è un documento tendenzialmente più rigido poiché riporta previsioni statiche riferite ad un periodo di tempo preciso (solitamente da gennaio a dicembre dell’anno successivo); il forecast ha una natura più dinamica e flessibile, dal momento che deve essere aggiornato con maggiore frequenza.
- Scopo. Il budget è un piano che descrive gli obiettivi futuri di un’azienda e la direzione che questa vuole prendere per raggiungerli, mentre il forecast descrive la direzione che l’azienda sta effettivamente prendendo e se si stanno raggiungendo gli obiettivi prefissati.
- Periodo di riferimento. Il budget mira a definire in quale direzione l’azienda intende andare in termini di guadagni e di impiego di risorse, dai ricavi che intende conseguire alle spese che dovranno essere sostenute: rappresenta perciò una visione a campo lungo che, tipicamente, ha come oggetto l’anno successivo (o gli anni successivi) a quello in corso. Il forecast guarda a un futuro più vicino, ovvero ai mesi successivi dell’esercizio in corso: questo lo rende una previsione più realistica del percorso aziendale. Pertanto, tenendo come riferimento i dati preventivati col budgeting, il forecasting verifica se l’azienda si sta muovendo nel modo giusto o meno.
Come integrare forecast e budget?
Utilizzare congiuntamente il budget e il forecast è il segreto per ottimizzare al meglio le strategie a lungo termine. Budgeting e Forecasting sono strumenti intrecciati e complementari, che possono essere integrati tra loro all’interno del processo di pianificazione. Vediamo come:
- Aggiornare il budget in base alle previsioni di forecast: se le previsioni di forecast indicano una variazione significativa rispetto al budget, è essenziale rivedere e aggiornare il piano economico e finanziario per riflettere lo scostamento rilevato. I dati e le ipotesi scaturiti dal forecasting possono infatti essere utilizzati per adeguare il budget ad eventuali cambiamenti o iniziative strategiche o operative. Questo aiuta ad identificare eventuali lacune o scostamenti dal budget e porta a creare scenari alternativi, azioni correttive e piani di emergenza.
- Usare il forecast come base per determinare il budget: al fine di integrare il processo di forecasting con i budget, il forecast può essere utilizzato come punto di partenza per il budget annuale, aggiornandolo e completandolo con le ulteriori informazioni rilevanti. In particolare, a partire dal forecast dell’ultimo trimestre è possibile costruire il budget dell’anno a seguire. In altre parole: il forecast è anche lo strumento tramite il quale le aziende determinano come allocare il budget; rendendo le stime dei due documenti fortemente collegate
Si tratta quindi di integrare assiduamente i due metodi previsionali: il forecast può essere utilizzato per informare e migliorare il processo di budgeting, mentre i budget saranno utilizzati per stabilire e monitorare gli obiettivi mese dopo mese.
Budgeting e Forecasting. I vantaggi per la Pianificazione Strategica
Sicuramente, l’integrazione dei due strumenti richiede un impegno costante da parte dell’azienda, ma può essere facilitata attraverso l’utilizzo di budget software che offrono funzionalità avanzate per la creazione di budget, forecast e analisi di scenario. La possibilità di avere il budget e il forecast in una soluzione software che aggiorna i dati automaticamente in tempo reale è indubbiamente essenziale in un panorama imprenditoriale variabile e competitivo come quello odierno. Utilizzarli in maniera sinergica porta infatti numerosi benefici all’azienda:
1. Visione chiara della situazione economico-finanziaria
Budget e forecast, quando lavorano in sinergia, si influenzano reciprocamente, permettendo all’azienda di avere un quadro completo e dinamico del proprio futuro.
2. Maggiore precisione delle previsioni
Il forecast permette di prevedere le performance aziendali future, consentendo di adattare il budget in tempo reale, ridurre il margine di errore e ottenere risultati sempre più accurati. Disporre di previsioni accurate ha il grande vantaggio di poter identificare tempestivamente potenziali problemi e adottare le opportune misure correttive.
3. Maggiore agilità sul mercato
Integrare il budget con il forecast permette di monitorare costantemente l’andamento delle performance, aggiornare le previsioni e adattare rapidamente la strategia, anche in risposta ai frequenti cambiamenti inaspettati del mercato.
4. Migliore allocazione delle risorse
Grazie a una visione più chiara delle future esigenze finanziarie, è possibile allocare le risorse in modo ottimale, massimizzando il ritorno sull’investimento e migliorando l’efficienza aziendale.
5. Decisioni più informate e strategiche
Utilizzare in maniera sinergica questi due strumenti, permette di disporre di informazioni accurate e aggiornate, basate su dati solidi e previsioni affidabili, supportando i manager nel prendere decisioni più consapevoli, strategiche e allineate agli obiettivi aziendali.
6. Miglioramento della comunicazione interna
L’integrazione, infine, facilita la comunicazione tra i diversi dipartimenti aziendali, promuovendo un maggiore allineamento da parte di tutti verso gli obiettivi strategici.
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