Determinare il budget insieme ad una corretta pianificazione permette a organizzazioni e responsabili di ottenere analisi approfondite, migliori previsioni e sostenere il business. In questo modo, ad avere vantaggi, è l’intero processo decisionale: si riducono gli errori e le perdite di tempo. Vengono prese decisioni con un reale valore strategico. Si crea una cultura della capacità di gestione che è anche uno strumento competitivo importante. La determinazione del budget, quindi, sostiene l’intera fase di pianificazione e va ad occuparsi di entrate e spese, del flusso di cassa e di molto altro ancora. Il budget una volta creato per l’anno fiscale, può essere oggetto di modifiche e aggiustamenti oppure di confronto con il bilancio per capire quanto le previsioni siano vicine alla realtà.
La cultura del budget
La parola “budget” viene dal francese bougette, letteralmente borsellino. Nonostante abbia origini che risalgono all’uso nelle cancellerie anglosassoni della metà del settecento, il concetto di previsione e i relativi strumenti sono più americani e successivi alla Grande Depressione degli anni 30. Periodo nel quale si sono consolidati i concetti di analisi statistiche.
Negli anni ha assunto sempre più importanza. Allo stesso tempo, ha incontrato molte resistenze. Questo perché rappresenta ancora una forma di cambiamento nelle abitudini di contabilità e gestione e come tale deve essere accettato e compreso nella sua totalità.
Ecco perché è importante creare una vera e propria cultura del budget. Uno strumento che prima ancora di essere utilizzato deve essere compreso da chi lo utilizza. Una delle caratteristiche fondamentali per determinare il budget e renderlo uno strumento utile è la partecipazione di ogni componente dell’organizzazione.
Le persone interne all’organizzazione devono prima di tutto capire: che cos’è il budget, a cosa serve e come si elabora. Deve essere utilizzato come strumento di corresponsabilizzazione: coinvolgere le persone che hanno ruoli nelle diverse aree aziendali e cooperare per ottenere obiettivi comuni.
Obiettivi del budget
Determinare il budget vuol dire realizzare la programmazione annuale dell’attività aziendale attraverso un bilancio previsionale che a differenza del bilancio d’esercizio, che rappresenta i valori rilevati a consuntivo, ha le stesse tipologie di informazioni ma a livello di previsione.
Il budget ha più obiettivi. Permette di tradurre la strategia di business in un piano dettagliato. Valuta se sono disponibili risorse sufficienti per realizzare la strategia. Risorse di gestione corrente come la liquidità operativa o per la crescita futura come liquidità per investimenti. Con il budget vengono pianificate le attività che devono essere svolte per raggiungere gli obiettivi programmati nell’anno che arriva. Permette inoltre in fase di verifica su quanto sia stato raggiunto di misurare le performance.
Le funzioni del budget oltre le previsioni
Non si deve considerare il budget solo come rappresentazione previsionale ma piuttosto come un piano di lavoro o anche un piano di azione. Come tale svolge diverse funzioni. Ecco alcune:
– La funzione di previsione e di programmazione è sicuramente la più importante. Consente di stabilire la fattibilità in via previsionale di possibili ipotesi per la gestione futura ma soprattutto individua obiettivi di costi e ricavi delle singole aree e individua le linee guida.
– L’organizzazione delle risorse è alla base della pianificazione dell’azienda tramite il budget. Tutte le risorse devono essere coinvolte e direzionate in un obiettivo comune.
– Chiunque ha il compito di mettere in atto le azioni necessarie per una corretta pianificazione deve avere una precisa responsabilità ed anche incentivato dai superiori per il raggiungimento degli obiettivi assegnati.
– Fondamentale poi è la funzione di controllo e il confronto tra obiettivi e risultati: analisi degli scostamenti e individuazione delle cause oltre che gli eventuali interventi correttivi.
Come determinare il budget con gli strumenti giusti
Oggi c’è anche la necessità di gestire una sempre maggiore quantità di dati disponibili per le previsioni. Questo ha creato l’uso di strumenti più sofisticati per gestire ed elaborare le informazioni come il software per determinare il budget e pianificare semplificando le attività e modernizzando i processi.
Strumento in grado di adattare i modelli di budget e rendere performante l’intero processo di pianificazione personalizzando le esigenze di ogni azienda e persona.
Un sistema moderno basato sul cloud, poi, offre ancora maggiore flessibilità e sicurezza oltre che risparmi sui costi. Aiuta le organizzazioni a generare previsioni e determinare budget con meno errori.
Un soluzione software per budget permette di misurare e monitorare le prestazioni attraverso dashboard e report. Effettuare un’analisi approfondita. Creare con facilità piani e previsioni oltre che scenari ipotetici e analizzare molti più dati sia interni che esterni all’organizzazione.
La valorizzazione dei dati
La mancanza di capacità di gestione e valorizzazione dei dati limita la capacità di raggiungere obiettivi chiave come l’aumento delle vendite e dell’efficienza interna. Secondo un campione di oltre 8.600 decision maker di aziende italiane di diversi settori, intervistati da YouGov queste sono mancanze importanti e come tali sono state individuate in modo complessivo. Una soluzione software per determinare il budget consente una gestione e analisi dei dati molto precisa. Aiuta a pianificare e valorizzare i dati e contribuisce alla crescita e redditività dell’azienda.
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