Un processo di pianificazione e forecasting definisce molte delle azioni che si svolgono all’interno di una azienda e lo fa attraverso i dati, utilizzando tutte le informazioni passate e presenti a disposizione del management.
La pianificazione che sia a breve o lungo termine, include attività strategiche, operative e finanziarie legate ai flussi di cassa, alla profittabilità, alle vendite, al capitale e così via e permette di creare piani aziendali per raggiungere obiettivi concreti. Il forecasting fornisce una previsione degli eventi futuri e in questo senso, è determinante perché mette a disposizione informazioni utili nei processi decisionali.
Sono strumenti sempre più utilizzati e persino necessari per il business; non solo nelle organizzazioni complesse ma anche nelle più piccole realtà imprenditoriali.
Se da una parte, lo scopo primario di una pianificazione consiste nel prevenire e gestire il rischio di liquidità, nella sua complessità favorisce il controllo di situazioni che possono sbilanciare l’attività aziendale fino al punto di danneggiarla. Allo stesso tempo, è uno strumento di benessere per l’azienda perché genera valore. Ma in che modo?
Il valore aziendale
Quando le aziende adottano dati e analisi insieme a best practice di pianificazione e previsione migliorano il processo decisionale e strategico. Agevolano il risparmio di tempo, aiutano nelle fasi di controllo e favoriscono una migliore organizzazione nella gestione. Riducono le possibilità di errore per ottenere un vantaggio competitivo fino a permettere una maggiore redditività. Tutto questo rappresenta un beneficio complessivo in termini finanziari, strategici e operativi. L’azienda è quindi in grado di compiere una serie di operazioni grazie agli strumenti di analisi e previsione che a loro volta generano opportunità, benessere e crescita.
Massimo profitto ma anche stabilità, proattività e capacità di rispondere ad ogni situazione mutevole o di improvviso cambiamento. In pratica, valore economico e non solo. Senza dimenticare che la pianificazione finanziaria significa in primis prevenzione per una corretta gestione della liquidità attraverso il controllo delle
entrate e delle uscite. Uno strumento che in un certo senso può fare la differenza non solo delle imprese ma anche dei suoi stessi collaboratori o dipendenti.
Gli obiettivi della pianificazione finanziaria
La pianificazione finanziaria è lo strumento che permette all’azienda di tenere sotto controllo entrate e uscite gestendo correttamente la liquidità. Operativamente, si tratta dell’analisi completa dei processi e dei flussi monetari di un’organizzazione: la pianificazione finanziaria consente di prevedere la liquidità necessaria per coprire i costi dell’azienda sulla base delle scadenze attive (verso i clienti) e passive (verso i fornitori). Una pianificazione corretta permette di trovare il giusto equilibrio finanziario tra impieghi di capitale e fonti, in modo che sia le spese che gli eventuali investimenti trovino adeguata copertura. Oltre a questo, assicura anche il giusto equilibrio monetario tra entrate e uscite di cassa garantendo all’azienda la giusta liquidità.
Per pianificare occorre quindi avere un modello definito con regole, un database di informazioni a partire dal budget, strumenti di reporting e dashboard facili da analizzare e una metodologia di controllo legata a tutte le fasi di pianificazione. Punti fondamentali sono: una valutazione delle opportunità di investimento e finanziamento a disposizione dell’impresa (ammontare e natura del fabbisogno finanziario previsto) e l’analisi e sistematizzazione delle conseguenze che ognuna delle opportunità individuate avrà sul futuro dell’impresa: ovvero l’analisi what if, indagine che fornisce appunto una definizione di più scenari e di conseguenza, più scelte tra le possibili o plausibili alternative.
Una previsione finanziaria che funzioni riesce a:
- Essere di aiuto per le decisioni di budgeting.
- Prevedere eventi plausibili che potrebbero avere una ricaduta significativa sulla redditività aziendale.
- Essere una guida per CFO, controller o responsabili finanziari.
- Garantire che un’organizzazione sia pronta a scenari migliori e anche peggiori.
- Aiutare i leader aziendali o chi deve prendere le decisioni.
- Effettuare un controllo e un continuo monitoraggio.
- Supportare le aziende soprattutto nel medio e lungo periodo.
Del resto, la liquidità è la linfa vitale di ogni azienda, per questo un’attenta pianificazione finanziaria è il punto di partenza per un business di successo e durevole nel tempo. La capacità di far fronte correttamente ai pagamenti con un flusso di cassa adeguato permette al CFO di ridurre al minimo gli oneri finanziari sostenendo efficacemente la crescita organica del business.
Pianificare prima di tutto
Molte aziende basano la loro strategia su piani e budget annuali senza calcolare che questa tecnica di gestione è stata sviluppata più di un secolo fa.
I continui cambiamenti economici e sociali, solo per indicarne alcuni, insieme alla crescente competitività degli ambienti lavorativi, oggi, ci mostrano un’altra realtà. Ecco perché i piani, il budget e le previsioni devono riflettere questa realtà così mutevole e non più quella che fa riferimento a tre o più trimestri indietro. La pianificazione continua e le previsioni stanno diventando metodologie ampiamente utilizzate durante tutto l’anno. Un approccio utile che permette a manager e responsabili di individuare le tendenze del momento, arginare la concorrenza prendere decisioni informate e farlo in modo agile e veloce su prezzi, prodotti,
servizi, investimenti o allocazioni di capitale.
L’indagine globale sul futuro della pianificazione, del budget e delle previsioni The Future of Planning Budgeting and Forecasting Global Survey, negli anni passati ha mostrato come le organizzazioni hanno un processo di previsione adeguato, inclusivo e strategico (70%) ma nonostante ciò, neppure il 60% del totale riesce a supportare il processo decisionale del management con le intuizioni necessarie per migliorare le prestazioni. L’indagine che ha coinvolto 850 membri senior del settore finanziario provenienti da tutto il mondo, ha evidenziato come sono ancora poche le organizzazioni che riescono a cogliere le giuste intuizioni attraverso un processo decisionale efficace. Nonostante questo per l’80% di manager e CFO, la standardizzazione e l’automazione della pianificazione del budget e del processo di previsione devono essere una delle maggiori priorità con l’introduzione di tecnologie in grado di supportare tale scelta e il 78% dei CFO riconosce che la chiave per una previsione fatta bene sta nel maggiore utilizzo di dati e non solo di tipo finanziario. Per le aziende devono poter coesistere tre dimensioni:
l’accuratezza delle previsioni, la velocità di ri-previsione e l’orizzonte temporale futuro su cui le organizzazioni si sentono sicure nelle loro previsioni.
Il rolling forecast
Tradotto in italiano, il rolling forecast, di cui spesso si sente parlare, non è altro che la previsione continua attraverso report di analisi che utilizzano i dati storici per prevedere i numeri futuri. Alla base c’è l’idea di avere una previsione senza interruzioni per rivedere e aggiornare le ipotesi di budgeting durante l’anno
adattando i piani e l’allocazione delle risorse in base ai cambiamenti. Questo in alternativa all’idea di un budget di tipo statico. La tecnica si basa su un approccio definito add/drop ovvero basato sulla scelta di un periodo all’inizio di un termine.
Questo approccio applicato alle previsioni finanziarie crea nuovi periodi di previsione e lo fa su base continuativa. Le aziende hanno un periodo prestabilito, come trimestri o mesi, per aggiornare le proprie previsioni. Alla fine di ogni periodo, alla previsione viene aggiunto un nuovo periodo. In questo modo, l’azienda adatta la propria pianificazione finanziaria e riflette le tendenze più recenti.
Pianificazione verso previsione
Sebbene siano aspetti che non solo si completano ma come abbiamo visto, si rendono necessarie per la sopravvivenza e la resilienza delle aziende di domani, pianificazione e previsione anche concettualmente sono diverse. La pianificazione è sempre mossa da ambizione mentre la previsione si basa sulle aspettative. La pianificazione fa leva e si focalizza su aspetti ed obiettivi prevalentemente interni mentre la previsione guarda ad obiettivi esterni. La pianificazione per essere efficace deve essere completa mentre la previsione può riguardare un ambito ed essere molto più settoriale. Infine, la pianificazione implica un’azione mentre la previsione può essere anche fine a se stessa e non implicare un’adozione reale.
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