Il budget aziendale è sicuramente uno dei principali strumenti di controllo per qualunque impresa. Con il budget aziendale, infatti, si innesca l’intero processo che porta alla definizione degli obiettivi, all’allocazione e all’utilizzo delle risorse.
Nonostante per molte imprese non sia un’operazione semplice ma piuttosto è considerata un impegno oneroso, la pianificazione del budget è caratterizzata da grande flessibilità e una forte dinamicità.
Questo significa che non solo una costante e continua operazione di budgeting permette di stimare in via preventiva le entrate e le uscite in un determinato periodo ma anche di effettuare scostamenti in itinere.
In una visione più ampia di gestione aziendale, effettuare il budget è un modo per promuovere lo sviluppo aziendale e sostenere l’impresa nei momenti di maggior crisi. Tra gli obiettivi di budget finanziario di cassa, ad esempio, c’è quello di individuare la disponibilità o meno di liquidità mese dopo mese oltre che per l’intero esercizio. Il budget aziendale permette, poi, di tradurre gli obiettivi aziendali in budget di area dando valore e obiettivi di costo e di ricavo. Permette di distribuire le responsabilità tra le diverse funzioni dei dipartimenti aziendali per fornire una previsione di risultati e costi della singola area stabilendo, poi, come distribuire le risorse aziendali tra tutti.
Il budget come una bussola
Il sistema di budget non solo può avere un ruolo strategico e direzionale per l’azienda ma è anche uno snodo progettuale fondamentale nel sistema di controllo tanto che in tempo di crisi, funge da bussola per l’intera attività di direzione. Questo non solo è una evidenza ma è quanto emerso da una lunga analisi condotta dall’area finanziaria della SDA Bocconi attraverso l’Osservatorio Better Budgeting. L’Osservatorio ha raccolto evidenze dirette da un vasto campione di aziende con l’obiettivo non solo di creare una statistica ma anche di individuare miglioramenti operativi nell’intero sistema di budget soprattutto in un contesto di estrema variabilità come quello attuale.
Migliorare l’applicabilità del budget è anche espressione di maggiore unità aziendale.
Infatti, l’elaborazione del budget aziendale si sviluppa e tiene conto di diverse aree ed elementi. Oltre alla gestione e pianificazione dei costi e dei ricavi in un arco temporale propri del budget economico, esiste il budget sugli investimenti che comprende sia attività già messe in atto che quelle future e naturalmente, il budget finanziario. Un aspetto oggi importante è proprio una corretta e costante comunicazione tra le diverse aree.
Perché è importante impostare un budget aziendale?
La mancata definizione di un budget espone l’impresa a spese improvvise, alla “sovranità” delle entrate e a una scarsa capacità di prendere decisioni consapevoli.
Diventa, così, una sorta di navigazione a vista senza la capacità di distribuire le risorse correttamente o gestire le finanze in modo consapevole. Oggi qualunque impresa necessita di una programmazione sviluppata su misura. Una funzione innovativa del budget aziendale deve consentire all’impresa o al singolo di realizzare il massimo profitto in un periodo stabilito. Anche attraverso un lavoro agile sviluppato su una progettualità organizzata in funzione di obiettivi e tempistiche previste. Fondamentale è anche avere la capacità di elaborare previsioni attraverso scenari alternativi. Questo permette di anticipare o conoscere preventivamente i possibili impatti sulle scelte effettuate. Le simulazioni di tipo economico, finanziario e patrimoniale hanno un ruolo primario per affrontare le continue incertezze anche grazie all’utilizzo di strumenti di analisi mirati.
Tra le migliori pratiche
Nella sua definizione, il budget aziendale comprende costi, ricavi e flussi di cassa previsionali e insieme al budget economico finanziario di sintesi (che unisce le aree fondamentali relative al budget economico, finanziario e degli investimenti), si compone di budget settoriali come il budget commerciale o delle vendite finalizzato a prevedere sia le vendite sia le spese commerciali in un determinato periodo di tempo successivo oppure il budget di produzione strettamente legato a scorte e approvvigionamenti. La programmazione dell’andamento economico e finanziario di un’impresa significa anche progettare e trasformare l’impresa di oggi verso l’impresa futura: guardare a nuovi mercati, nuovi prodotti oppure nuove fasi. In questo senso, una visione globale del budget è fondamentale soprattutto perché come detto, il primo vantaggio consiste proprio nel verificare ogni scostamento da quanto programmato per poter correggere la rotta. Tra le Best Practices per utilizzare al meglio il budget aziendale ci sono:
- La condivisione del budget con i diversi team per creare un bilancio solido e avere il controllo delle spese.
- Creare occasioni di confronto e di condivisione dei traguardi tra i team.
- Automatizzare le operazioni di budgeting.
- Collegare il budget a strumenti di monitoraggio aziendali (ad esempio Balanced Scorecard) e di controllo con strumenti di reporting e analisi.
- Valutare e analizzare se le spese e gli investimenti hanno valore prima di tutto in funzione del target di riferimento o dei clienti.
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