Per imprese ed organizzazioni, la riduzione dei costi aziendali ha un duplice obiettivo: ottimizzare l’impiego di mezzi e risorse e migliorare l’organizzazione aziendale. Lo scopo è, dunque, non solo ottenere un risparmio più o meno immediato ma principalmente andare ad incidere sulle voci di costo che possono avere un impatto rilevante nel bilancio di un’azienda. Identificare spazi di ottimizzazione, nel medio e lungo periodo, può garantire performance aziendali importanti, favorire la crescita e offrire nuove opportunità di business. Una sfida, poi, che riguarda tutti: dalle più piccole alle grandi realtà aziendali.
Ottimizzare i costi per ridurre i rischi
In questo ultimo anno, la riduzione delle spese è diventato un tema “caldo” per prepararsi ad affrontare l’aumento dell’inflazione e una nuova recessione globale. A tutto questo si aggiungono i grandi cambiamenti dovuti all’emergenza energetica o i nuovi trend legati a forme di lavoro ibrido e sostenibile con la riduzione, ad esempio, degli ambienti di lavoro in favore dello smart working.In una recente indagine condotta da Censuswide per IWG attraverso il coinvolgimento di 250 CFO, è emerso che il 97% del top management ha iniziato ad attuare o sta pianificando misure per diminuire i costi. Oggi più che mai, un responsabile finanziario ha il compito di indirizzare l’azienda verso investimenti efficienti, verso una gestione dei costi per ridurre i rischi e formulare una buona strategia. Come intervenire, allora? Individuando tutti gli elementi essenziali da cui non dover prescindere insieme ai processi e naturalmente, agli strumenti più idonei.
Riduzioni dei costi e taglio dei costi: la differenza
Il processo di gestione dei costi o cost management permette di prevedere le spese in modo da ridurre le possibilità di superare il proprio budget. Un processo di pianificazione e di controllo che “sfrutta” l’analisi per generare risparmi e massimizzare i profitti nel lungo termine. Il cost management include anche la cost reduction o riduzione delle spese. Al contrario, tagliare i costi o adottare politiche di spending review in modo affrettato e superficiale o quando è troppo tardi (il fatturato si contrae o si è in una situazione di indebitamento) può pesare sul bilancio e sulla salute dell’azienda più di quanto faccia risparmiare.
La differenza sta proprio nell’avere alla base una strategia in grado di ottimizzare le spese e avere, così, un risparmio sui costi effettivo e allo stesso tempo, individuare le soluzioni migliori e/o più economiche. Ad esempio, un’organizzazione può decidere di esternalizzare (outsourcing) i servizi IT e liberare risorse aziendali per concentrarsi sulle attività core. Così come può decidere di applicare le pratiche di gestione dei costi a progetti specifici piuttosto che all’intero modello operativo dell’azienda.
Audit nella riduzione dei costi aziendali
Il primo step da compiere per ridurre i costi aziendali è sicuramente conoscerli per poi, poter avere un adeguato controllo dei flussi di denaro ed una pianificazione finanziaria. Ecco perché è importante sviluppare un processo di auditing. Gli audit possono tradursi, infatti, in reportistica in grado di comparare i dati nel tempo attraverso gli indici specifici per stabilire il grado di solidità patrimoniale, liquidità aziendale, redditività d’impresa o anche attraverso gli indicatori di performance per monitorare il business. Tutto attraverso un continuo monitoraggio.
Un processo utile confermato anche dal ruolo in crescita del Financial Auditor che si occupa proprio della verifica puntuale della corrispondenza tra budget e le spese effettivamente realizzate per poi intervenire sui margini di ottimizzazione e individuare eventuali sprechi.
Alcune aziende affidano questo processo ad una figura esterna, un consulente specializzato in riduzione dei costi aziendali, in grado di proporre metodi alternativi per ridurre i costi, aumentare la competitività e il fatturato. La scelta di affidarsi o meno ad una figura esterna dipende da numerosi aspetti. Tuttavia, è innegabile che un esperto sia in grado di offrire un’operatività specialistica, e può aiutare ad individuare quelle aree che richiedono un immediato intervento in un’ottica di maggiore sostenibilità e riduzione dei costi.
Digitalizzare è strategico anche per ridurre i costi aziendali
Le aziende più orientate verso l’autonomia, anziché rivolgersi ad un consulente esterno, preferiscono optare per soluzioni da gestire internamente ed affidano l’obiettivo di ridurre i costi all’utilizzo di software specialistici. In questo contesto, la digitalizzazione è un elemento chiave per ottenere risultati migliori. Monitorare e ridurre i costi aziendali, infatti, è uno dei due modi disponibili per aumentare i profitti. Qualunque organizzazione, infatti, per riuscire a crescere, deve lavorare sia all’elaborazione di strategie per aumentare i guadagni sia controllare come ridurre i costi.
Oltre al monitoraggio, un aspetto altrettanto rilevante è rappresentato dalla possibilità di anticipare i rischi soprattutto in tempi di forti cambiamenti e di crisi. Le analisi dei dati aziendali sono una risorsa preziosa perché permettono di risparmiare tempo e agire in modo tempestivo: permettono di aggregare più informazioni e ottenere risultati più affidabili nell’interpretazione stessa dei dati.
Infine, la digitalizzazione è fondamentale per supportare molte decisioni strategiche come quelle legate alla definizione del budget, del controllo di gestione fino alla riduzione e ottimizzazione dei costi.
Innegabilmente, quindi, esiste una correlazione positiva tra le tecnologie che si decide d’implementare in azienda ed i costi fissi e variabili sostenuti durante l’anno: la quasi totalità di azioni e politiche di riduzione dei costi aziendali prevede, oggi, l’utilizzo di specifici software e tecnologie di pianificazione e controllo.
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