In tempi sempre più incerti e inclini a frequenti cambiamenti come quelli che viviamo, aziende e management hanno il continuo bisogno di migliorare la propria pianificazione e prendere decisioni rapide e informate. Di conseguenza, una previsione continua diventa di fondamentale importanza.
Gartner definisce il rolling forecast come uno strumento di gestione che le organizzazioni utilizzano per pianificare continuamente le proprie operazioni in un determinato periodo di tempo. Afferma, poi, che si tratta di previsioni aggiornate su brevi periodi.
Di fatto, il rolling forecast utilizza i dati storici per effettuare previsioni future per un periodo di tempo in modo continuo. Uno strumento di reporting essenziale che consente all’azienda di pianificare e indirizzare in modo proattivo i propri sforzi e risorse e allo stesso tempo, essere resiliente ai cambiamenti e ai mutamenti economici e di business.
A differenza di una previsione statica che normalmente fa riferimento ad un periodo unico (da gennaio a dicembre), il rolling forecast effettua una costante e regolare revisione delle previsioni (normalmente ogni mese). In questo modo, si ottengono previsioni sempre aggiornate sulla base dei dati consuntivi ma anche dei cambiamenti del mercato.
Rolling forecast e performance aziendale
Le continue difficoltà di questi ultimi anni, hanno reso particolarmente difficile, per molte organizzazioni, fare previsioni agili e veloci.
Il Modern Finance Forum (FSN) in una recente indagine sul futuro dell’automazione, ha messo a confronto le performance legate al processo di Planning, Budgeting e Forecasting (PBF) di aziende che hanno adottato un modello di rolling forecast con aziende che utilizzano un forecast trimestrale.
Secondo il confronto che ne è scaturito, il 70% di chi utilizza previsioni continue, contro il 63% di un approccio trimestrale, rivede le previsioni sugli utili in meno di una settimana.
Il 42% fa previsioni sui ricavi e il 49% sugli utili con una precisione di +/- 5% verso un 38% e un 35% rispettivamente. Il 71% può apportare piccole modifiche giornaliere al budget rispetto al 57% di un modello meno continuativo.
Più in generale, i dati mostrano come il 60% circa delle aziende con prestazioni migliori, allo stesso tempo, utilizza un modello di previsione continuativo legato a processi decisionali come il budget e le diverse pianificazioni, in grado di semplificare l’intera gestione e avere informazioni coerenti e in tempo reale.
Rolling forecast e budget tradizionale
Il budget tradizionale è solitamente una previsione annuale delle entrate e delle spese. Viene costruito dal “basso verso l’alto”, il che significa che le singole unità aziendali forniscono le proprie previsioni di entrate e spese e tali previsioni vengono consolidate con le spese generali aziendali, i finanziamenti e le allocazioni di capitale per creare un quadro completo. Il budget è assimilabile ad un piano tattico fondamentale per una strategia e pianificazione generale. Infatti, mira a chiarire l’allocazione delle risorse (quanto dovremmo spendere in attività di marketing? Quali aree necessitano più investimenti?) e, allo stesso tempo, fornisce un feedback per le decisioni di tipo strategico. Nonostante questo, in alcuni contesti può presentare delle criticità.
Il budget tradizionale, infatti, non reagisce a ciò che sta effettivamente accadendo nel business durante la previsione. Un tradizionale processo di budgeting può richiedere diversi mesi e se nel frattempo l’ambiente economico cambia o se si perde un cliente importante, le allocazioni delle risorse e gli obiettivi stessi devono necessariamente modificarsi.
Un’altra criticità del budget è legata alla tempistica della richiesta di budget. Le unità aziendali forniscono richieste di budget in base alle aspettative di prestazioni future. I manager che non utilizzano tutto il budget assegnato sono spesso portati ad utilizzare ciò che è in eccesso per assicurarsi che la loro unità ottenga la stessa allocazione l’anno successivo.
Un reporting previsionale aggiornato può aiutare a valutare efficacemente le spese e gli investimenti aziendali attuali e allo stesso tempo, pone le basi per l’evoluzione del modello di budgeting da una previsione statica a una continua.
I vantaggi della previsione continua
Alla base della visione del rolling forecast c’è una ricalibrazione delle previsioni e dell’allocazione delle risorse continua e in stretto rapporto con ciò che sta effettivamente accadendo nell’azienda.
Prendere decisioni quasi in tempo reale significa predisporre le risorse in modo più efficiente e, soprattutto, capire dove sono più necessarie. Permette a manager e responsabili finanziari di avere una visione futura in qualsiasi momento dell’anno e basata su informazioni aggiornate.
Allo stesso tempo, può essere considerato un approccio più tempestivo e reale.
Tra i vantaggi del rolling forecast c’è senza dubbio una maggiore agilità decisionale. Con previsioni regolari, le aziende possono guardare a nuove opportunità o anche intervenire per proteggersi dalle minacce emergenti. Possono individuare precocemente i rischi finanziari e operativi, consentendo la progettazione di piani di mitigazione appropriati. Inoltre, in contesti economici sempre più volatili, il rolling forecast aiuta le aziende a identificare le tendenze in evoluzione e a pianificare in modo efficace per ottenere vantaggi di business e di tipo competitivo.
Un cambio di mentalità
Se da una parte le previsioni regolari consentono una valutazione più accurata delle prestazioni aziendali facilitando l’implementazione di azioni correttive tempestive, utilizzare il rolling forecast presuppone un cambio di mentalità e una revisione dei processi aziendali esistenti. Tra i passi chiave per poter avviare un efficace rolling forecast occorre:
– Definire gli obiettivi e i risultati attesi come ad esempio includere l’aumento della flessibilità decisionale, la riduzione dei rischi finanziari e l’aumento della precisione delle previsioni.
– Coinvolgere tutti, dirigenti, reparti finanziari ma anche reparti operativi in modo da avere tutti i dati e le informazioni utili al processo di previsione.
– Utilizzare dati storici affidabili e fonti aggiornate per garantire la qualità delle previsioni e il livello di precisione.
– Stabilire la frequenza delle revisioni del rolling forecast. Mentre alcune aziende necessitano di aggiornamenti mensili, altre potrebbero richiedere aggiornamenti più frequenti, ogni settimana o addirittura ogni giorno.
– Adottare un sistema di Corporate Performance Management (CPM) in grado di ottimizzare i tempi e automatizzare il processo di previsione.
La mia organizzazione può trarre vantaggio con il rolling forecast?
Le aziende che cercano di migliorare il proprio processo di pianificazione dovrebbero scegliere con molta cura la metodologia e gli strumenti che meglio si adattano alla propria struttura organizzativa.
Ecco alcune domande che bisogna porsi:
Il mercato di riferimento della mia azienda è dinamico e l’adattamento al cambiamento è difficile?
La mia azienda non ha un’adeguata pianificazione e non si riesce a comprendere i motivi?
L’attuale processo di definizione del budget è più un esercizio che un processo per tracciare una rotta verso il successo?
Il budget annuale richiede molto tempo per essere completato?
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